Vous avez bénéficié d’une subvention pour des activités prévues en 2020 mais vous n’êtes plus en mesure de les mettre en œuvre ou vous avez de fortes incertitudes sur leur réalisation (actions prévues cet été ou à la rentrée), vous ne savez pas quoi faire ?

Voici quelques conseils :

1. Prenez les devant, contactez votre financeur / bailleur !

Peut-être que votre bailleur vous a déjà contacté pour proposer de nouvelles dispositions en lien avec le contexte actuel (report de deadline, etc). Si ce n’est pas le cas, il est essentiel de prendre les devants ! Ecrivez-lui, présentez les difficultés que vous rencontrez et proposez un temps d’échange par téléphone pour trouver ensemble des solutions. Comme vous, les financeurs sont, eux aussi, pris au dépourvu par cette crise et apprécieront d’être contactés et tenu informés sur vos actions.

2. Négociez avec lui

Plusieurs options s’offrent à vous :

• Demandez à décaler les dates du projet et signez un avenant à la convention de financement. Même si le règlement de l’appel à projet auquel vous aviez répondu ne permettait la réalisation d’actions que sur une période limitée (sur l’année 2020 par exemple), le bailleur sera sûrement plus flexible avec la situation actuelle et acceptera de prolonger exceptionnellement la durée de son financement. Vous pourrez peut-être ainsi réaliser votre action plus tard que prévu.
• Demandez à modifier votre projet pour tenir compte du nouveau contexte. Exemples :
  • Vous aviez prévu de partir à l’étranger et cela ne paraît plus possible, essayez de voir si ce n’est pas l’occasion de changer vos pratiques en faisant de la solidarité internationale ici en proposant des actions d’ECSI.
  • Vous aviez prévu des actions de sensibilisation (forum, formation, festival), c’est peut-être l’occasion d’innover et de passer à la digitalisation comme cela a été fait pour la Semaine Etudiante du Développement Durable). De nombreuses ressources sont disponibles sur les outils numériques à disposition pour passer en ligne. Vous pouvez proposer ce format au bailleur et celui-ci appréciera surement votre réactivité et capacité d’adaptation.
  • Vous aviez prévu des actions d’autofinancement (ventes de gâteaux, courses solidaires…) pour apporter les financements complémentaires (cofinancements) demandés par le bailleur ? Peut-être acceptera-t-il que son financement occupe une part plus grande de votre budget (augmentation de son taux de cofinancement).
• En dernier recours, si vous ne parvenez pas à trouver de solution et que votre projet ne peut définitivement plus être mis en œuvre, vous pouvez demander l’annulation de votre projet et le remboursement de votre subvention. Le problème principal à ce niveau est si vous avez déjà dû avancer des frais pour votre action et que ceux-ci ne sont plus recouvrables. Là encore, la meilleure solution est d’être le plus transparent possible avec votre bailleur et de lui présenter clairement vos difficultés. Peut-être trouverez-vous ensemble une façon de poursuivre le projet (cf point précédent).

3. Cas spécifiques : PIEED et JSI

PIEED : Vous êtes une association lauréate du PIEED en cours de réalisation de votre projet et vous rencontrez des difficultés ? N'oubliez pas qu'en plus du financement dont vous bénéficiez, le PIEED est aussi un dispositif d'accompagnement général à la réalisation de votre projet. Ainsi, quelle que soit la difficulté rencontrée, au-delà de l'aspect financier, il est important de revenir vers nous pour faire le point de la situation actuelle et nous permettre de vous fournir un accompagnement efficace. N'hésitez-pas à nous contacter, si cela n'a pas été fait, aux adresses mails suivantes : ntoure@engage-d.org ou valorisation@engage-d.org

JSI : Pour l’instant, l’instruction des dossiers se fait normalement, en attendant d’avoir plus d’informations sur la situation mondiale et de savoir si des séjours à l’étranger pourront se faire cet été. Il faut prévoir un plan B car il est très probable que des frontières restent fermées pendant plusieurs mois. Si vous obtenez une subvention, il sera possible de réaliser votre projet plus tard que prévu mais il devra avoir lieu en 2020. Pour décaler votre projet à 2021, il faudra repasser en comité en septembre ou décembre en fonction des dates du projet.

4. Autofinancement

Vous avez collecté de l’argent auprès de particuliers (crowdfunding, etc) pour une action que vous ne pourrez pas mettre en œuvre tel que prévu, que faire ?

Comme pour les bailleurs, l’important est de communiquer auprès de vos donateurs. Tenez-les informés si votre projet va être décalé dans le temps ou si vous êtes obligé de modifier vos actions pour tenir compte de la crise. Laissez-leur la possibilité de vous contacter et de poser leurs questions éventuelles.

Vous pouvez également prendre contact avec la plateforme sur laquelle vous avez publié votre projet. Certaines plateformes ont ouvert la possibilité de décaler la date de clôture d’une campagne ce qui peut vous donner plus de temps pour avoir de la visibilité sur votre action et sur ce que vous pourrez ou non mettre en place. Par ailleurs, si vous voulez développer un projet en lien avec la crise, certaines dispositions ont été mis en place par les grandes plateformes de crowdfunding comme Ulule.

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